Son fonctionnement est celui d’une association composée d’adhérents et repose sur un conseil d’administration et son bureau, une direction, des experts et différents comités. Sa représentation dans tous les domaines associe toujours une représentation du Conseil d’Administration et une représentation des Experts (Président de la Commission Risque, Directeur ou Directeur Adjoint).
1. Composition de l'Association
Les adhérents
L'Association se compose de membres fondateurs, de membres adhérents, associés ou d’honneur.
Sont MEMBRES FONDATEURS :
- La Société Française de Chirurgie Orthopédique et Traumatologique (SOFCOT)
- le Collège Français des Chirurgiens Orthopédistes et Traumatologues (CFCOT)
- le Syndicat National des Chirurgiens Orthopédistes et traumatologue (SNCO)
SONT MEMBRES ADHERENTS : "tout orthopédiste traumatologue, chirurgien pédiatrique ayant une activité en orthopédie traumatologie , ou neuro-chirurgien ayant une activité rachidienne, qualifié par le conseil de l’ordre»
1. Docteur en médecine
2. justifiant
- soit de la qualification de chirurgien et de la compétence en Orthopédie,
- soit de la qualification en chirurgie orthopédique et traumatologique,
- soit être qualifié en chirurgie infantile et exerçant une activité quasi exclusive en chirurgie orthopédique et traumatologique,
- soit être qualifié en neurochirurgie et exerçant une activité quasi exclusive en chirurgie rachidienne
3. dont la demande d’adhésion a été agréée par le Conseil d’Administration et qui est à jour de sa cotisation annuelle. L’agrément du Conseil d’Administration est reconductible
tacitement annuellement
4. ayant signé un formulaire d’admission avec tous les renseignements qui lui sont demandés
et en justifiant qu’il se soumet entièrement aux statuts.
5. remplissant ses obligations quant à l’activité de gestion des risques, objet de l’association.
SONT MEMBRES ASSOCIES : toute personne morale dont la demande d’adhésion a été agréée par le Conseil d’Administration et qui est à jour de sa cotisation. L’agrément du Conseil d’Administration est reconductible tacitement annuellement.
LE TITRE DE MEMBRE D’HONNEUR peut être décerné par le Conseil d’Administration à toute personne qui a rendu des services à l’Association. Les membres d’honneur n’ont pas le droit de vote. Ils ne payent pas de cotisation.
Admission et adhésion
Les candidatures sont formulées par écrit et signées par le demandeur. Elles doivent être agréées par le Conseil d’Administration dans les six mois qui suivent leur réception. Le Conseil d'Administration pourra refuser des adhésions, avec avis motivé aux intéressés.
Pour faire partie de l'Association, il faut adhérer aux présents statuts et s'acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par l'Assemblée Générale.
Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
Le non respect des conditions d’adhésions, la démission, le décès, la radiation prononcée par le Conseil d'Administration, pour motif grave, pour non respect des obligations légales de Formation médicale continue et d’évaluation des pratiques professionnelles, y compris dans le cas où la candidature aurait été agréée par le biais d’un renouvellement par tacite reconduction.
Le règlement intérieur précisera les motifs graves.
Pour les personnes morales, outre les motifs ci-dessus:
- dissolution ou cessation d’activité,
- radiation décidée par le Conseil d’Administration.
Les personnes physiques ayant une participation au sein de ces personnes morales dissoutes pourront demander leur agrément à titre individuel.
2. Le Conseil d'Administration
L'association est dirigée par un Conseil d'Administration de 21 membres
Le Conseil d’Administration est composé à parité de chirurgiens orthopédistes et traumatologues ayant
une activité libérale prédominante et de chirurgiens orthopédistes et traumatologues ayant une activité
salariée prédominante.
Ses membres
* Six représentants issus des 3 membres fondateurs :
2 représentants de la SOFCOT
2 représentants du Collège Français des Chirurgiens Orthopédistes et Traumatologues (CFCOT)
2 représentants du Syndicat National des Chirurgiens Orthopédistes (SNCO)
Ces représentants sont le président es qualité et un représentant désigné par le Bureau de chacun de ces organismes pour une durée de 3 ans.
* Neuf représentants appartenant aux sociétés associées ou partenaires de la SoFCOT :
AFCP (Association Française de Chirurgie du Pied)
CAOS (Computer Assisted Orthopaedic Surgery - Société Française)
GETRAUM (Groupe d'Etudes enTRAUMatologie ostéo-articulaire)
SFA (Société Française d'Arthroscopie)
SFCR (Société Française de Chirurgie du Rachis)
SFHG (Société Française de chirurgie de la Hanche et du Genou)
SFCM (Société Française de Chirurgie de la Main)
SOFOP (Société Française d'Orthopédie Pédiatrique)
SOFEC (Société Française de chirurgie de l'Epaule et du Coude)
Chaque société dispose d'un représentant pour une durée de mandat de 3 ans.
* Un représentant pour le Collège des Jeunes Orthopédistes (CJO) désigné pour un mandat de 1 an.
* Deux représentants des adhérents élu lors de l'Assemblée Générale pour un mandat de 3 ans renouvelable une fois .
* Un représentant des Experts : le Président de la Commission Risque.
Il est élu par les Experts pour 3 ans renouvelable une fois, à l’occasion de la rédaction du Référentiel Risque de la spécialité.
* Deux représentants du CNP-SOFCOT en la personne du président es-qualité et un autre représentant.
Le gestionnaire et le gestionnaire Adjoint siègent à titre permanent et consultatif.
Renouvellement des membres
Les membres sont rééligibles.
Le Conseil d'Administration est renouvelé chaque année par tiers, sauf les 3 premières années. En cas de poste vacant, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif à l’Assemblée Générale la plus proche.
Le Conseil d'Administration choisit au scrutin secret :
- parmi les membres représentant les 3 sections de la SOFCOT,
un(e) président(e)
un(e) secrétaire général(e)
un(e) trésorier(e)
Ces 3 postes sont attribués pour 3 ans au représentant désigné pour 3 ans par la SOFCOT, le CFCOT et le SNCO ; ils ne sont pas renouvelables, sauf celui de Trésorier,
et un(e) vice président(e)
La présidence du Conseil d’Administration est tournante entre les trois sections de la SOFCOT tous les trois ans. Le nouveau président est élu par les membres du Conseil d’Administration entre les représentants désignés des deux sections auxquelles n’appartenait pas le président sortant.
Réunion(s) du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration se réunit au moins une fois par an et toutes les fois qu'il est convoqué par le Président ou au moins un quart de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des voix des présents ou représentés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Le vote par procuration est autorisé. La présence d’un tiers au moins des membres est nécessaire pour que le Conseil d'Administration puisse délibérer valablement.
3. Le Bureau
Il est constitué par :
le Président,
le Secrétaire Général,
le Trésorier du Conseil d’Administration,
le Directeur, il est choisi par le CA sur proposition du groupe des Experts. Nommé pour 3 ans, renouvelable, il est membre permanent consultatif du CA et du Bureau,
le Directeur Adjoint . Issu des Experts, choisi sur avis du Directeur par le CA. Nommé pour 3 ans, renouvelable, il est membre permanent consultatif du CA et du Bureau.
Les membres élus du Bureau sont élus pour la durée de leur mandat d’administrateur.
Les membres sortants sont rééligibles.
Le bureau assure la gestion courante de l’association et veille à la mise en oeuvre des décisions du Conseil d’Administration. Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation de son Président.
4. La direction
Est composé de:
Un Directeur, précédemment dénommé le Gestionnaire. Issu des Experts il est choisi par le CA sur proposition du groupe des Experts. Nommé pour 3 ans, renouvelable, il est membre
permanent consultatif du CA et du Bureau.
Il assure la fonction officielle de gestionnaire de l’OA-Accréditation, possède un profil lui ouvrant des droits particuliers dans la gestion du dispositif d’accréditation. Il se situe
souvent soit à la fin de processus de création d’éléments (situation à risque..) soit comme intermédiaire entre l’OA-Accréditation et la HAS (recommandation, avis d’accréditation..).
Par ailleurs, il dispose de droits lui permettant d’assurer l’administration de l’OAAccréditation.
Un Directeur Adjoint. Issu des Experts, choisi sur avis du Directeur par le CA. Nommé pour 3 ans, renouvelable, il est membre permanent consultatif du CA et du Bureau. Il assure le suivi des bilans évalués par les experts.
5. Des experts
Mission
Les experts sont les acteurs opérationnels de l’ organisme agréé (OA - Accréditation) ORTHORISQ.
Dans ce rôle, ils gèrent le dispositif : en instruisant les demandes d'accréditation - en évaluant si les médecins satisfont à leurs obligations - en transmettant les avis d'accréditation à la HAS - assurent la gestion des risques par spécialité : en recueillant et en analysant les événements porteurs de risques médicaux - en élaborant les référentiels et les recommandations - en définissant le programme d'amélioration de la sécurité des pratiques médicales de la spécialité - en accompagnant les médecins.
Qualité et compétence
Les experts devront être membres titulaires français de la SOFCOT.
Ils devront être en activité depuis au moins 10 ans ou avoir cessé leur activité depuis moins de 3 ans.
Les experts sont compétents ou expérimentés en gestion des risques médicaux.
Un parcours professionnel diversifié, une implication marquée dans des responsabilités à caractère transversal touchant le fonctionnement des établissements, l'exercice d'une fonction d'encadrement ainsi qu'une expérience de conduite de projets d'amélioration continue de la qualité sont requis.
La participation dans des activités de gestion des risques, d’amélioration de la qualité de la pratique professionnelle, de CLIN, CLUD, de vigilance, d’activité dans la certification des établissements (V2), la participation à la cellule gestion des risques d’établissement, de démarche d’évaluation des pratiques professionnelles individuelles ou au sein d’un établissement, expertise… est prise en compte et comptabilisée pour motiver le choix.
Engagement
Les activités de l’expert sont réglementées dans une charte.
Les experts s’engagent à:
suivre la formation à la HAS et à respecter la confidentialité des données traitées.
maîtriser le référentiel risque de la spécialité
être engagé dans la démarche d’accréditation pendant la première année de constitution d’ORTHORISQ puis, après un an, être médecin accrédité.
L’expert ne peut intervenir ni sur son propre dossier, ni sur celui des médecins exerçant dans le (s) même(s) établissements.
Les experts signent le document de déclaration d’identification et de gestion de conflits d’intérêts et de confidentialité.
En cas de conflit d’intérêt, il est interdit à l’expert de prendre part au processus d’accréditation d’un praticien ou d’une équipe et de participer à l’expertise. L’expert désigné, en cas de conflit subjectif ressenti, et/ou du refus d’un expert par le praticien concerné par l’expertise , ne peut pratiquer
l’exprtise.
Tout chirurgien engagé dans l’accréditation peut être accompagné, à sa demande, par un expert ayant, dans la mesure du possible, le même mode d’exercice ou de sa sur spécialité.
Le Conseil d’Administration apprécie et gère les conflits d’intérêts.
Modalités de recrutement
Le candidat dépose un dossier de candidature auprès du secrétariat d’ORTHORISQ comprenant :
Une lettre de motivation
Un CV court
Les titres et travaux éventuels dans le domaine de la gestion des risques
Une photo
Une attestation de la SOFCOT (membre titulaire)
A titre transitoire, une attestation d’intention d’engagement de démarche d’accréditation
qui sera pendant les six premiers mois d’engagement et à formaliser obligatoirement
Un engagement signé à suivre la formation à la HAS et à respecter la confidentialité des
données traitées.
Une déclaration d’identification et de gestion de conflit d’intérêt.
Le secrétariat vérifie que le dossier est complet.
Le Conseil d’Administration se réunit autant que nécessaire pour analyser les demandes (minimum une
fois par an) vérifie les conditions exigées, en particulier la compétence ou l’expérience en gestion des
risques.
Les experts doivent représentés, autant que faire se peut, d’une façon équilibré, les différentes
orientations des engagés (types d’activités, spécialités).
Le candidat peut être convoqué pour une audition par le Conseil d’Administration.
Le conseil d’administration vote à la majorité absolue des voix exprimées.
Rémunération
Le mode de rémunération sera déterminé en fonction des revenus de l’Organisme et de la demande d’expertise. Le Conseil d’Administration fixera le barème d’indemnisation dans le règlement intérieur d’ORTHORISQ en prenant comme exemple le barème d’indemnisation de l’HAS.
Les remboursements des dépenses de déplacement se feront sur justificatifs.
6. Des commissions techniques
La Commission Risques Spécialité
Il existe une Commission Risques Spécialité unique par spécialité.
Une Commission Risques Spécialité est présidée par un expert de la spécialité. Elle est constituée d’experts de la spécialité de manière à assurer la représentation de chaque OA-Accréditation et de chaque mode d’exercice.
La Commission Risques de la spécialité :
valide le référentiel risques spécialité et notamment les EPR ciblés de la spécialité et le programme d’amélioration de la sécurité des pratiques de la spécialité proposés par les OAAccréditation ;
évalue la performance du programme d’amélioration de la sécurité des pratiques de la spécialité ;
décide des études de risques à mener parmi celles proposées par les OA¬ Accréditation et valide les rapports résultants de ces études ;
désigne le ou les experts chargés de la représenter à la commission risques interspécialités.
Elle réalise ces missions à partir des analyses de risques et des mesures de réduction de risque proposées par les OA-Accréditation de la spécialité.
Son président est renouvelable tous les ans.
Un Comité d’Experts
Regroupe les experts ayant bénéficiés de la formation HAS.
Les experts se réunissent régulièrement pour mettre en commun leur retour d’expérience.
Un Conseil de Surveillance
Le conseil de surveillance donne son avis au conseil d’administration sur la politique et le fonctionnement d’ORTHORISQ.
Il est composé des six membres du bureau représentant les sections de la SOFCOT.
Autres Commissions
Constituées en fonction des besoins
Formation Médicale Continue, Formation professionnelle continue, Gestion des risques, Préconisations,
Suivi des sinistres et de leurs conséquences,
Coordination avec le dispositif national de réduction des risques dans les pratiques médicales liés à la Haute Autorité de Santé,
Ainsi que sur tout autre sujet ou projet défini par le Conseil d’Administration.